사무실에서 동료의 전화를 대신 받는 경우가 많습니다. 이때 전화 내용을 빠짐없이 기록하는 것이 중요합니다. 오늘은 효율적인 전화메모 작성법과 전화예절에 대해 알아보겠습니다.
전화메모란?
전화메모의 정의
전화메모는 통화 중 주고받은 내용을 기록할 수 있도록 만든 양식입니다. 이 양식을 통해 언제, 누가, 어떤 용건으로 전화를 했는지를 간단히 정리할 수 있습니다. 전화메모는 중요한 정보를 잊지 않고 기록할 수 있게 도와줍니다.
전화메모의 장점
전화메모를 사용하면 통화 내용을 간결하게 요약하여 한눈에 파악할 수 있습니다. 엄격한 형식은 없지만, 필수적으로 포함해야 할 항목이 있습니다.
전화메모 필수 구성항목
필수 항목
전화메모에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 합니다:
– 통화일시: 전화를 받은 날짜와 시간
– 수신자: 전화를 대신 받은 사람의 이름
– 발신자: 전화를 건 사람의 이름
– 전달내용: 통화의 핵심 내용
이 정보를 통해 전달받는 사람이 전화메모만 보고도 쉽게 업무를 처리할 수 있습니다.
전화메모 작성 시 유의사항
전화메모는 간결하게 작성해야 하며, 통화의 주요 내용과 요청 사항을 명확하게 기록하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 나중에 다시 확인할 때 도움이 됩니다.
전화예절
전화벨은 세 번 이상 울리기 전에!
전화를 받을 때는 전화벨이 세 번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 만약 늦게 받았다면 “늦어서 죄송합니다”라는 말을 덧붙이는 것이 예의입니다.
소속은 분명하게, 목소리는 크고 밝게!
전화를 받을 때는 자신의 소속과 이름을 먼저 소개하고, 상대방의 정보도 확인하는 것이 좋습니다. 목소리는 크고 밝게 하여 상대방에게 긍정적인 인상을 주는 것이 중요합니다.
전화 활용 팁
- 정해진 업무시간에 전화하기: 오전 9시부터 오후 6시 사이에 전화를 거는 것이 바람직합니다.
- 정중한 마무리: 통화가 끝나면 정중하게 인사를 하고 상대방이 전화를 끊은 후에 수화기를 내려놓는 것이 기본적인 매너입니다.
전화메모를 작성하는 것은 업무의 효율성을 높이는 좋은 방법입니다. 센스 있는 직원이라면 정리된 전화메모 양식을 활용해 보세요.
자주 묻는 질문
질문1: 전화메모 양식은 어디에서 다운로드할 수 있나요?
전화메모 양식은 휴콥 공식 블로그에서 무료로 다운로드할 수 있습니다.
질문2: 전화메모에 어떤 내용을 반드시 포함해야 하나요?
통화일시, 수신자, 발신자, 전달내용을 반드시 포함해야 합니다.
질문3: 전화예절을 지키는 것이 왜 중요한가요?
전화예절은 개인의 이미지뿐만 아니라 회사의 이미지에도 영향을 미치므로 중요합니다.
질문4: 통화 중 중요한 내용을 잊어버리지 않으려면 어떻게 해야 하나요?
전화메모를 활용하여 통화 내용을 즉시 기록하면 좋습니다.
질문5: 전화메모는 어떤 형식으로 작성해야 하나요?
정해진 형식은 없지만, 간결하고 명확하게 작성하는 것이 좋습니다.
전화메모와 전화예절을 잘 활용하여 업무 효율성을 높이시기 바랍니다!
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